Personeel aannemen in Duitsland: wettelijke verplichtingen en fiscale gevolgen

Medewerkers in Duitsland - aanmeldingen en verzekeringen

Wanneer je van plan bent om in Duitsland medewerkers aan te nemen, moeten er bepaalde vereisten worden vervuld om aan de wettelijke kaders te voldoen, zo moet een drietal aanmeldingen gedaan worden:

1. Om duidelijk geïdentificeerd te worden als werkgever, moet een Duits bedrijfs- of werkgeversnummer (Betriebs- / Arbeitgebernummer) worden aangevraagd. Dit nummer wordt gebruikt voor communicatie met verschillende instanties en wordt meestal aangevraagd bij de Betriebsnummern-Service van de Agentur für Arbeit.
2. Ook dien je medewerkers aan te melden voor sociale verzekeringen in Duitsland. Dit omvat de ziektekostenverzekering, pensioenverzekering, werkloosheidsverzekering en zorgverzekering. Deze aanmelding doe je bij de ziektekostenverzekering, zij helpen je bij het aanmeldingsproces.
3. Registratie bij de vereniging voor werkgeversaansprakelijkheidsverzekering is ook vereist. Voor elk bedrijf is één bedrijfsvereniging verantwoordelijk. Na registratie worden toegangsgegevens verstrekt, die onmisbaar zijn voor de loonadministratie. De bedrijfsvereniging helpt je bij de registratie.

Welke gegevens heb je nodig voor het aannemen van personeel in Duitsland?

Bij het aannemen van een medewerker zijn er verschillende gegevens nodig om de noodzakelijke administratieve stappen in Duitsland te zetten en een correcte afhandeling van de betalingen te garanderen. Dit zijn de gegevens die je nodig hebt:

• Het invullen van een personeelsvragenlijst is vereist om basisinformatie over de medewerker vast te leggen, zoals naam, adres, geboortedatum, burgerlijke staat, enz. Daarnaast worden gegevens over belastingklassen, belastingvrije bedragen en eventuele andere banen vastgelegd.
• Elke medewerker heeft een sociaal verzekeringsnummer nodig, dat doorgaans wordt toegekend door de relevante pensioenverzekeraar. Dit nummer is essentieel voor de aanmelding bij de sociale verzekering en de juiste berekening van de socialezekerheidsbijdragen.
• Het lidmaatschapsbewijs van het ziekenfonds bevat belangrijke informatie over de ziektekostenverzekering van de werknemer. Dit certificaat wordt afgegeven door het ziekenfonds van de werknemer en is nodig voor de inschrijving en de berekening van de bijdragen.
• Elke werknemer in Duitsland heeft ook een fiscaal identificatienummer (Steueridentifikationsnummer) nodig, dat wordt toegekend door de Duitse ”Bundeszentralamt für Steuern”. Dit nummer is essentieel voor de afrekening van de loonbelasting en de toezending van loonbelastingbewijzen.

Fiscale gevolgen van het aannemen van personeel in Duitsland

Het aantrekken van personeel voor jouw onderneming in Duitsland brengt ook fiscale verplichtingen met zich mee. Houd rekening met de volgende belastingen:

• Loonbelasting: Als werkgever ben je verplicht loonbelasting in te houden op het loon van je werknemers en af te dragen aan de belastingdienst.  De hoogte van de loonbelasting verschilt per werknemer. De hoogte wordt bepaald op basis van de Lohnsteuerklasse, een schijvensysteem dat gekoppeld is aan de individuele leefsituatie van de werknemer (zoals de burgerlijke staat).  
• Solidariteitstoeslag (Soli): De solidariteitstoeslag is een extra heffing op de loon- en inkomenbelasting. De toeslag werd kort na de hereniging van Duitsland ingevoerd en is bestemd voor de opbouw en ontwikkeling van de "nieuwe federale staten" (Oost-Duitsland).
• Vennootschapsbelasting: Het aannemen van personeel kan gevolgen hebben voor de vennootschapsbelasting van jouw onderneming, vooral als het gaat om salarissen van directeuren of verborgen winstuitkeringen. Laat je hiervoor adviseren door onze experts.
• Socialezekerheidsbijdragen: Naast belastingverplichtingen zijn ondernemingen in Duitsland ook socialezekerheidsbijdragen verschuldigd. Deze omvatten bijdragen aan ziektekostenverzekering, pensioenverzekering, werkloosheidsverzekering, verzekering voor langdurige zorg en ongevallenverzekering.

Heb je vragen? Neem contact met ons op.

Wil je personeel aannemen voor jouw onderneming in Duitsland en heb je daar vragen over? Onze Duitse en Nederlandse fiscalisten en salarisadviseurs helpen je graag verder. Graag nodig ik je uit om met mij een afspraak te maken. Je kunt mij bereiken per mail via t.berghaus@deneco.eu of telefonisch via 0546 – 62 99 35 (NL) of +49 2561 - 42 91 88 80 (DE).